北京大學政府管理學院

SCHOOL OF GOVERNMENT PEKING UNIVERSITY

國際會議申請

(文章出处:涉外会议-北京大学国际合作部  http://www.oir.pku.edu.cn/swhy.htm)

申報程序

Application Process

 

第一步 预报

      包括重大国际会议及一般国际会议的预报。按照教育部会议预报制度,未纳入年度计划的会议申请,原则上不再受理。会议主办方应于会议对外承诺或宣布开会的前一年9月通过“国际会议报批平台(http://econf.hust.edu.cn/)”填报“国际会议预报表”,学校于每年9月底上报教育部。

第二步 申报

1、在會議首次對外通知前4—5月個月,由會議負責人(或聯系人)登錄“國際會議報批平台”提交申報材料,經國際合作部初審通過後,下載打印《北京大學舉辦國際學術會議申報表》,經院系主管外事領導及保密負責人審核加蓋單位公章,送交相關業務主管部門會簽後報送國際合作部;

2、申報材料經國際合作部、校領導審核批准後,由學校正式發文,在首次對外通知前3—4個月上報教育部審批;會議舉辦部門在會議獲教育部批准後,方可啓動各項會議程序。未按規定時間提交的會議申報,教育部原則上不予受理;

3、重要提示:在線填寫申報材料且初審通過後,請及時報送紙質申報材料,以便履行校內審批流程。距會議舉辦時間不足3個月無法在“國際會議報批平台”填報會議申請。在線填報方法請參考《平台使用手冊》。

第三步 审批

1、北京大學舉辦國際會議在校內實行“三級審批制度”:主辦院系需對會議的學術性和會議保密問題履行審核職責,上報後經過社科部/科研部會簽、國際合作部撰文審核,最後報送主管校長審批。此後上報至教育部並獲得批件。爲使會議得到順利批複,請參考《在華舉辦國際會議申辦指南》。

2、會議獲得批准後不得隨意改變會議的名稱、主題、規模、舉辦時間和地點等。如確需更改,須在原定會議舉辦時間前1個月向國際合作部提出申請,經學校同意後上報教育部審批。

第四步 签证

      会议经教育部批复后,国际合作部协助主办单位为外籍与会人员办理来华签证手续。可通过校园门户(网址:https://portal.pku.edu.cn/portal2017/#/index)填写参会人信息,并将《在华举办国际学术会议邀请外国人来华名单汇表》发送至gjhy@pku.edu.cn,转呈主管校长审批后出具《被授权单位邀请函》。办理方式请见《申办外籍参会人员被授权单位邀请函流程说明》。

第五步 总结

      在会议举办后2个月以内,登录“国际会议报批平台”,填报会议基本情況及学术总结。

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