北京大學政府管理學院

SCHOOL OF GOVERNMENT PEKING UNIVERSITY

因公出國出境

(文章出处:因公出境-北京大学国际合作部  http://www.oir.pku.edu.cn/ygcj.htm)

(2018年2月修訂)

前  言

1.此說明根據上級和學校文件整理,供教職工辦理因公臨時出國手續參閱,我們盡力保證根據最新文件及時更新,如有變動以學校通知爲准。

2.因公臨時出國是指因工作或學習需要,以北大教職工身份使用國家或單位、個人或邀請方經費赴國外參加會議、講學、訪問、合作研究、學習等相關公務活動;因公出國管理包括出國任務、人員和經費審批,因公護照申辦和管理以及通過因公途徑申辦簽證等。

3.因私出國僅限于以個人身份旅遊、探親、訪友、求醫以及處理其他私人事務等,並需遵守學校人事部門有關考勤、考核的規定。

4.國際合作部派出辦公室主要負責管理學校師生因公派出政策、任務審批等出國境相關事務,並向教職工提供辦理因公護照、簽證等手續的服務。

第一步:准備出訪材料

因公臨時出國人員須憑有效邀請材料申報出訪,學校認可的邀請材料有:

1.  邀请函

邀請函應發自前往國家(地區)、有明確出訪目的、出訪日期、停留期限及費用負擔方式,有邀請人簽名,並打印在公函紙上;邀請人身份應基本對等;邀請函若非中文或英文,需提供翻譯件;根據辦理簽證的要求,日本邀請函爲“三書”或“在留資格證”。

2.  有关部门的正式公函

外單位征求我校意見邀請派員隨團出訪的,國際合作部回複組團方“征求意見函”確認隨團人員後,隨團人員提供外單位出具的“任務批件”複印件及“任務通知書”原件。

3.  其它材料

如有學校臨時決定的重大活動等因公臨時出國任務,可在啓動申報流程的同時辦理邀請材料。

第二步:提交申報

提交申報前,出訪人員應規劃好出訪行程,確認出訪任務信息、出訪國家或地區及經費負擔方式等,然後憑有效校內人員編號,登錄“校內門戶”提交申報:

1.  使用中文简明扼要填报“出访事由”,因公临时出访需有明确的公务目的和实质性内容,出访单位与出访目的必须与出访人员身份一致。

2.  填报的出访日期是指出发和返回的出入境日期(一般以边防出入境章为准),可能与邀请信日期不一致;为完成公务,应根据出访实际情况,结合出访时限规定,按照“精简节约”的原则统筹确定出访日期。

3.  若经费支付方式为“双方共同支付”,需在备注栏清楚说明北京大学需支付的类别、金额和天数等明细内容。

4.  填报完毕下载打印出访申报表等相关表格并由本人签字,按表格说明完成签批手续。

5.  职能部门、挂靠单位、群团组织及直属、附属单位人员出访需在报备学校的年度计划内;计划外的出访均需上报主管校领导审批。

其他輔助材料,一般包括:

(1)涉密人員需提交《保密義務承諾書》。

(2)合同制人員需提交《北京大學合同制人員出訪備案表》。

(3)離退休人員原則上不允許執行因公出訪任務。

(4)65周歲(含)以上出訪人員需提交體檢證明複印件。

(5)教學科研人員出國開展學術交流合作符合學校持用普通護照規定的,

需提供有效長期居留證件或多次出入境簽證複印件。(上述材料可能因出訪人情況不同略有差異。)

注:嚴禁不履行因公出國任務報批手續,擅自出國執行公務活動。

第三步:審批環節

我校因公出國管理實行學校、主管職能部門以及院系、直屬附屬單位分級審批的“三級管理模式”,申報人(或經辦人)必須在行前至少2個月准備並提交申報材料。

1.  所在单位公示及审批。因公临时出访,必须首先在所在单位完成出访公示手续,公示时间一般不少于五个工作日(有邀请函和拟定行程等即可根据本部门规定进行公示)。公示结束后,按照所属人员类别将准备完善的材料交所在单位党委、行政负责人签字审批并盖章(至少有一处为手写签字)。

2.  国际合作部和相关部门复核。职能部门、挂靠单位、群团组织及直属、附属单位人员出访需财务部预算审批;副处级以上干部,需将出访申报系统生成的《领导干部出国(境)访问请假表》交组织部审批,处级正职以上干部还需将请假表提交主管校领导审批;如出访任务或经费涉及多个部门,另需相关部门出具意见。

3.  学校主管领导根据所在单位和各相关部门意见做出批示。

4.  学校主管领导审批通过后,以学校名义出具任务批件,国际合作部通过电子邮件通知相关人员。需要在学校财务部报销出访费用的,批件原件及相关材料将直接转送财务部;费用由其他部门(含北京大学教育基金会)支付的,请自行前往国际合作部领取批件原件。

第四步:護照/簽證等手續辦理

1.  出访任务获得批准后,按照国际合作部网站提供的材料说明准备因公护照、签证材料并送至国际合作部。

2.  如已经持有因公护照或有效签证,应确认护照有效期从返回之日算起大于180日,签证应为多次有效签证。

3.  材料审核后将送至教育部受理,因公护照办理需至少5-7个工作日。签证受理时间根据各使馆情况有所差别,美国需至少提前3个月开始办理,其它国家一般应提前2个月开始办理,申报人应合理妥善安排时间提交材料,以免影响出行。

4.  出国前应购买紧急救援险等境外保险。

注:因公護照辦理簽證預約等簽證手續均須通過我校國際合作部派出辦公室辦理,嚴禁私自持用因公護照前往使館辦理手續。

第五步:證件領取及保管

1.  新办因公护照/签证(出境证)取回后,申报人(或经办人)将收到短信/邮件通知前往国际合作部领取证照并核对护照或签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证(出境证)有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误,请及时联系学校国际合作部。

2.  出访任务结束后15日内,处级(含副处级)干部及学校机关职能部门人员须将证件交回国际合作部保管,其他教职工交本单位保管。

注:嚴禁持用因公護照私自出境及辦理因私事務。

第六步:出訪總結及財務報銷

1.  出访任务结束后,应及时进行出访总结。

2.  如需进行财务报销,任务批件等材料审批后已转送至财务部相应科室并进行邮件通知,申报人/经办人可自行前往财务部外汇窗口办理报销事宜。

聯系信息:

國際合作部派出辦公室

地址:南閣103辦公室

電話:010-62752507;010-62759005。

網址:http://www.oir.pku.edu.cn/

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政府管理學院外事科研辦公室

地址:廖凱原樓122室

電話:010-62755478

郵箱:gzgys@pku.edu.cn

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